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企业如何防员工吃回扣
专栏：常见问题
发布日期：2022-11-14
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采购人员吃回扣现象如同腐败现象一样是一个屡禁不绝、比较普遍的现象，对企业的危害巨大，很多企业因为管理不善，造成吃回扣问题非常严重，但一些企业却因为管理较好，因此对于吃回扣问题控制得很好，吃回扣被限定在很少的范围内，一般来说绝对杜绝吃回扣现象是非常困难的，很多采购人员吃回扣的手段非常隐蔽，加上供应商往往非常不配合调查，这使得吃回扣问题一直是一个困扰企业发展的棘手问题。
据了解，目前家具行业主要存在以下几种吃回扣的现象：
1. 企业管理人员（如油漆主管、生产主管等）与供应商达成一致，通过职权指定供应商后从供应商处收取回扣。
2. 供应商与库管人员达成一致，通过虚高入库数量套取货款分赃，库管吃回扣的现象。
3. 库管与生产、油漆主管达成一致，虚高产品使用，套取差额进行分赃，库管和主管共同吃回扣现象。
4. 公司分管老总或负责采购的老总，甚至包括老板亲戚串通供应商、库管、主管吃回扣现象。
对策：建立全方位采购管理系统，维护企业合法权益
一、采供双方按照招投标方式建立供应商管理模式（政府采购模式）
1. 建立供应商入围管理机制：建议对大宗商品，各企业根据企业规模、采购量等建立供应商入围备选库。要求各项原材料均有5-10家供应商，要求与供应商签订相应的入围管理协议，完善相关手续。主体资格及全面票据信息。
2. 建立询价制度：定期采购或分批次采购询价制度，企业需要采购原材料，要求入围供应商书面报价，每次采购书面报价不得少于3-5家，该价格对于供应商具有约束力。
3. 建立完善供应商廉政共建制度：企业与每家入围供应商均要签订廉政共建协议，明确约定哪些行为属于违反廉政协议的行为，同时对于各种违反廉政共建协议的行为应承担相应的违约责任，企业可直接从应付货款中直接扣除，并永久从入围名单中除名，有权将除名通知在商会杂志上予以公告，公告费由违约方承担。
4. 建立入围供应商最低价同等优惠政策：凡是签订入围协议的供应商在向企业供货的过程中，企业享有同等条件下价格最优惠地位，即同等条件下，供应商向其它任何第三方供货的价格不得低于该企业，否则应将差价予以返还或从货款中扣除。
5. 建立及时付款制度：即企业严格按照约定及时足额支付货款，不得随意拖欠，否则应承担较高的违约金，保证供应商供货的积极性及价格优惠。
二、加强内部采购管理制度的建设
1. 对采购、库管、财务、业务等重要岗位员工，在进入时进行背景调查核实制度。主要核实内容包括亲属、工作经历、学习经历等。
2. 与相关人员签订廉政协议，明确约定廉政内容及处罚办法，同时配合劳动人事管理及薪酬制度，对相关人员进行管理。
3. 对于采购及库管人员进行必要的定期轮岗制度，即采购、库管按照分类后，每季度、半年或1年，最少1年轮岗一次，让供应商勾兑的意义不大。
4. 加强有关人员的法律培训，通过举案说法的形式，加强企业人员刑事风险防范知识培训，让相关人员不敢轻易以身试法。
5. 建立内部审计或资产保全制度：即定期对采购、库管进行审计，主要进行价格审计和实物盘库。
三、建立良好的外部合作关系
1. 加强企业与商会的合作：积极参加商会的各种活动，通过商会了解更多的行业信息，同时对相关违法违纪（商业贿赂方面）的情况进行关注，同时参与人事管理群，对个别吃回扣员工进行公示，并及时建立入围及推荐制度。
2. 建立外部调查及法律处理制度：即与外部调查机构或法律专业人员合作，可定期对采购人员吃回扣现象进行外调，如发现问题要求法律专业人员固定证据并依法追究刑事责任。
在律师看来，销售是一个家具行业企业生存和发展面临的首要问题，但是由于目前多数家具行业企业均采用先款后货模式进行销售（大型商场例外），销售风险降低了很多，但也不是毫无法律风险。
据了解，目前家具行业主要存在以下几种吃回扣的现象：
1. 企业管理人员（如油漆主管、生产主管等）与供应商达成一致，通过职权指定供应商后从供应商处收取回扣。
2. 供应商与库管人员达成一致，通过虚高入库数量套取货款分赃，库管吃回扣的现象。
3. 库管与生产、油漆主管达成一致，虚高产品使用，套取差额进行分赃，库管和主管共同吃回扣现象。
4. 公司分管老总或负责采购的老总，甚至包括老板亲戚串通供应商、库管、主管吃回扣现象。
对策：建立全方位采购管理系统，维护企业合法权益
一、采供双方按照招投标方式建立供应商管理模式（政府采购模式）
1. 建立供应商入围管理机制：建议对大宗商品，各企业根据企业规模、采购量等建立供应商入围备选库。要求各项原材料均有5-10家供应商，要求与供应商签订相应的入围管理协议，完善相关手续。主体资格及全面票据信息。
2. 建立询价制度：定期采购或分批次采购询价制度，企业需要采购原材料，要求入围供应商书面报价，每次采购书面报价不得少于3-5家，该价格对于供应商具有约束力。
3. 建立完善供应商廉政共建制度：企业与每家入围供应商均要签订廉政共建协议，明确约定哪些行为属于违反廉政协议的行为，同时对于各种违反廉政共建协议的行为应承担相应的违约责任，企业可直接从应付货款中直接扣除，并永久从入围名单中除名，有权将除名通知在商会杂志上予以公告，公告费由违约方承担。
4. 建立入围供应商最低价同等优惠政策：凡是签订入围协议的供应商在向企业供货的过程中，企业享有同等条件下价格最优惠地位，即同等条件下，供应商向其它任何第三方供货的价格不得低于该企业，否则应将差价予以返还或从货款中扣除。
5. 建立及时付款制度：即企业严格按照约定及时足额支付货款，不得随意拖欠，否则应承担较高的违约金，保证供应商供货的积极性及价格优惠。
二、加强内部采购管理制度的建设
1. 对采购、库管、财务、业务等重要岗位员工，在进入时进行背景调查核实制度。主要核实内容包括亲属、工作经历、学习经历等。
2. 与相关人员签订廉政协议，明确约定廉政内容及处罚办法，同时配合劳动人事管理及薪酬制度，对相关人员进行管理。
3. 对于采购及库管人员进行必要的定期轮岗制度，即采购、库管按照分类后，每季度、半年或1年，最少1年轮岗一次，让供应商勾兑的意义不大。
4. 加强有关人员的法律培训，通过举案说法的形式，加强企业人员刑事风险防范知识培训，让相关人员不敢轻易以身试法。
5. 建立内部审计或资产保全制度：即定期对采购、库管进行审计，主要进行价格审计和实物盘库。
三、建立良好的外部合作关系
1. 加强企业与商会的合作：积极参加商会的各种活动，通过商会了解更多的行业信息，同时对相关违法违纪（商业贿赂方面）的情况进行关注，同时参与人事管理群，对个别吃回扣员工进行公示，并及时建立入围及推荐制度。
2. 建立外部调查及法律处理制度：即与外部调查机构或法律专业人员合作，可定期对采购人员吃回扣现象进行外调，如发现问题要求法律专业人员固定证据并依法追究刑事责任。
在律师看来，销售是一个家具行业企业生存和发展面临的首要问题，但是由于目前多数家具行业企业均采用先款后货模式进行销售（大型商场例外），销售风险降低了很多，但也不是毫无法律风险。
